步驟一、請受贈單位與捐贈人備妥「國防醫學院實物捐贈同意書」或「國防醫學院實物捐贈合約書」(兩者擇一，範本如附件一、二)、捐贈明細表、價值證明等文件。
步驟二、由受贈單位簽文(簽文範本如附件三)，附件為步驟一之文件，會辦總務暨職業安全衛生處、主計室及軍事教育基金辦公室財務管理組，經院長核准後決行。
步驟三、簽文經校方核示意見，若個案需經軍事教育基金管理委員會同意，受贈單位依基金管理委員會提案程序辦理。
步驟四、經完成步驟二與步驟三(視需要)程序後，受贈單位通知捐贈人進行捐贈。
步驟五、受贈單位收到捐贈物後，由業管單位上簽(簽文範本如附件四)完成捐贈程序，附件為受領實物照片、捐贈明細表、價值證明。簽文會辦總務暨職業安全衛生處、主計室及軍事教育基金辦公室財務組決行。
步驟六、由本校軍事教育基金辦公室財務管理組辦理函復致謝。
致謝函加註：捐贈人可持本函抵稅，請於申報所得稅時，檢附函文及捐贈明細辦理捐贈列舉扣除；惟可申報扣除金額，仍應以稅捐稽徵機關依所得稅法相關規定查核認定為準。
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